Formele en informele organisatie: taken van een Rotaryvoorzitter

Aan de voorkant de formele Rotary-organisatie met officiële procedures en organisatieschema's. Aan de achterkant de levendige informele organisatie van de talloze clubs met eigen werkwijzen, waarvan Rotary Heerlen er eentje is, zo'n beetje als het kleine Gallische dorp van Asterix en Obelix, aan de rand van het Romeinse rijk dat zich staande probeert te houden tegen de centralistische pressie uit Rome, respectievelijk Evanston, Ill.

Wie voorzitter wil worden moet de "pre-pets" doorstaan,  de training-seminars voor de "presidents-elect". Op de districtswerkdag van oktober kregen de komende clubvoorzitters een eerste onderdompeling. Klik hier. 
Van de uitgebreide dooplijst van taken schrik je. Wat mij betreft houden we het in de Rotary Heerlen bij de informele activiteiten en kijken we waar je formeel niet onderuit kunt. Geef meer aandacht aan zaken die de eigenheid van een club karakteriseren dan aan formele activiteiten. Toen ik nog bezig was als organisatiepsycholoog, hoorde je in training-seminars dat bij leidinggeven die informele cultuur veelal wordt vergeten: leidinggeven gaat dan lijken op een kansspel. 
Die formele lijst voor de aankomend voorzitter was geen aai-pet, maar het was schrikken hoeveel toetsvragen de aanstaande voorzitter moet kunnen beantwoorden. 
1. Waar staat jouw club nu?
Waar wil jij dat jouw club heen gaat? Welke inspirerende visie heb jij daarvoor? Welke mensen trek je daarvoor aan? Hoe loopt jouw plan van aanpak?
2. Analyseer het lopende jaar.
Stand van zaken en resultaten. Vooruitzichten (clubprofiel) en overloop naar volgend jaar. Zorg met elkaar voor een meerjarenvisie en beleid. Is er een strategisch plan voor de activiteitenvelden?
3. Ken je de organisatie en de clubtevredenheid?
Samenstelling club en tevredenheidsniveau. Zwakke plekken in de organisatie en wrijvingspunten. Onbezette functies. Holle functies. Eén is geen. Continuïteit (mate van overdracht).

Brigitte Kaandorp (Ontleend aan: www.brigittekaandorp.nl)

Wat zou het aardig zijn als de komende voorzitters de spoedcursus "Cabaret voor beginners" van Brigitte Kaandorp zouden volgen. In tien stappen legt ze uit hoe het allemaal werkt. “Het is zo makkelijk, je moet het alleen even weten”, aldus de cabaretière die nog een paar hilarische zijpaden inslaat. “Er is alleen één voorwaarde om jezelf cabaretier te noemen; er moet wel om je gelachen worden.” 
Haar stappen zijn: (1) hoe kom je op, (2) wat zeg je vervolgens, (3) waar gaat het de hele avond verder over, en (4) hoe ben ik grappig? Je krijgt het op een presenteerblaadje aangeboden zodat een nieuwe Rotaryvoorzitter thuis direct aan de slag kan. Voor het aanschouwelijk maken van haar 10-stappen gebruikt ze een krijtbord, want overweg met Powerpoint kan ze niet: “Daar komen gek genoeg altijd verdwaalde vakantiefoto’s tussen te staan.” Dus laat die Powerpoint ook maar weg en neem accessoires mee.

In het midden het krijtbord met de 10 stappen. Daarom heen de accessoires die nuttig zijn bij het leidinggeven aan een Rotaryclub. Brigitte Kaandorp gaf de cursus in de Schouwburg van Heerlen op 1 november 2012. De mensen op de eerste rij duwde zij een microfoon onder de neus. Zij vroeg hun waarom zij naar de cursus waren gekomen (ga nooit op de eerste rij zitten). De eerste was een man (de zaal bestaat in meerderheid uit vrouwen). Toen deze antwoordde dat hij gekomen was om "nog één keer te kunnen lachen voor de zorgtoeslag inging", besliste de cabaretière dat hij de cursus niet nodig had: hij was een natuurtalent. (Foto: J. von Grumbkow).

De stappen uit Rotarytraining-seminars voor de "presidents-elect" vervolgen met:
4. Maak een lijst activiteitenvelden.
Clubservice (ink.voorzitter). Vocational Service. Community Service. International Service. Jeugdzaken en New Generations Service. Rotary Foundation: Future Vision Plan. Interservice  (www.serviceclubs.eu). Wat zijn jouw accenten?
5. Wat doet de Clubvoorzitter?
Coördineren van Voc./Comm./Internat.Service (samenwerken met Rotaract, Junior Kamer, Ronde Tafel, Ladies’ Circle, andere Serviceclubs). Clubservice doorspreken met de inkomend voorzitter. Vóór elke clubbijeenkomst info uitwisselen, toetsen en afstemmen met de secretaris. Bijeenkomsten van de club en het bestuur voorzitten. Contact houden met de regio (RBC) en met het district (gouverneur en districtcommissies).

En om het geheel af te sluiten, stond voor alle zekerheid: "Alles wat hier nog niet genoemd is…."

Het beste jongetje van de klas met zo'n bekende Powerpoint...